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As reuniões online devem começar com uma conversa. Ajudamos a preparar salas, equipamentos e ligações para que as pessoas no escritório e os participantes remotos possam colaborar confortavelmente.
UM ESCOPO ADAPTADO ÀS SUAS NECESSIDADES
Analisámos o tamanho da sala, o número de lugares sentados e os cenários típicos de trabalho. Uma breve conversa em equipa requer um cenário diferente de uma formação ou reunião de administração. Verificámos a disposição da mesa, iluminação, acústica e ligações existentes. O design abrange toda a experiência do utilizador: entrar numa reunião, partilhar uma imagem e terminar a conversa.
Selecionamos a câmara, os microfones, os altifalantes e o ecrã de acordo com as condições da sala. A clareza das vozes das pessoas sentadas em diferentes locais e o enquadramento adequado são importantes. Verificámos a compatibilidade dos dispositivos com as plataformas de reunião utilizadas. Também determinamos se a sala será operada com um portátil ligado ou como uma estação de conferência independente.
A videoconferência necessita de políticas corretas de rede, contas e gestão de dispositivos. Temos em conta o acesso à internet, atualizações e partilha segura de conteúdos. Podemos planear a integração com o calendário e reserva de quartos, dependendo da plataforma selecionada. Graças a isto, novos equipamentos passam a fazer parte do ambiente da empresa, e não a um conjunto separado e desassistido.
Verificámos a conversa com um participante externo, a apresentação do ecrã e o funcionamento das funções básicas. O teste decorre na sala alvo, pois apenas rodar os dispositivos na mesa não mostra a qualidade da reunião. Fornecemos instruções e ajudamos a equipa a conhecer o serviço. Os comentários do utilizador permitem ajustar as definições antes do uso diário.
Os cuidados podem incluir atualizações, controlo de chamadas e assistência com problemas de hardware ou de conta. Estabelecemos a responsabilidade pelas licenças, dispositivos e rede. A documentação indica o modelo do conjunto e como recriar as configurações. Nas salas subsequentes, pode ser utilizado um padrão consistente de serviço e o apoio aos funcionários pode ser simplificado.
DA NECESSIDADE À SOLUÇÃO
Para um escritório híbrido, um exemplo de implementação inclui uma câmara que cobre a secretária, microfones selecionados para a sala e uma forma de iniciar a reunião. Após a instalação, realizámos um teste com um colaborador remoto. Verificamos a audibilidade de cada pessoa e a visibilidade da apresentação, e guardamos as definições na documentação.
COOPERAÇÃO TRANSPARENTE
Recolhemos requisitos, dependências e limitações. Determinamos o objetivo e os dados necessários para preparar o âmbito do trabalho.
Elaboramos uma solução de acordo com o plano acordado. Os testes confirmam que os cenários necessários aos utilizadores funcionam.
Documentamos as descobertas e os resultados do trabalho. Podemos planear mais administração, suporte e desenvolvimento do ambiente.
Vale a pena avaliar o âmbito da “Análise da sala e das necessidades” e a área “Câmaras e microfones” em conjunto com os sistemas atuais. Uma lista comum de dependências ajuda a indicar os acessos necessários, pessoas de contacto e atividades que requerem preparação prévia.
Para tarefas de "Displays e conjuntos de reuniões", determinamos quais os dados e recursos necessários para teste. Os cenários de aceitação devem corresponder ao trabalho diário dos utilizadores e indicar como reconhecer o resultado correto.
A área “Integração com a plataforma de reunião” exige o acordo sobre a responsabilidade e o método de introdução de alterações. Se o projeto combinar várias equipas ou fornecedores, descrevemos os limites das suas tarefas e como a informação sobre o problema é comunicada.
Antes de iniciar os trabalhos, determinaremos o objetivo do projeto e as dependências mais importantes. Será útil uma descrição das ferramentas atuais e exemplos de situações que necessitam de melhorias. Com base nisto, podemos determinar o âmbito e a sequência das atividades.
RESPOSTAS ANTES DE INICIAR O TRABALHO
Iremos verificar a compatibilidade do conjunto proposto com as ferramentas utilizadas, por exemplo Teams ou Zoom. Descrevemos as funções e licenças necessárias antes de comprar.
Depende da sala e de como é utilizada. Além da imagem, precisa de som adequado, câmara, ligações e uma forma conveniente de controlar a reunião.
Sim, um padrão comum facilita a utilização pelos utilizadores e a manutenção pelos administradores. As diferenças no tamanho da sala e na acústica ainda têm de ser tidas em conta.
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