NETCLOUD24 · Serviço de TI e segurança
Antes de implementar outra aplicação, verifique o fluxo de trabalho. Ajudamos a encontrar atividades repetitivas, atrasos e locais que exigem organização de dados e, em seguida, a escolher um plano de automatização realista.
UM ESCOPO ADAPTADO ÀS SUAS NECESSIDADES
Falamos com pessoas que executam tarefas e tomam decisões. Recolhemos exemplos de documentos, inputs e exceções. As atividades realizadas fora do sistema principal, como folhas de cálculo e mensagens, também são importantes. A descrição mostra o processo real, em vez de se limitar a um procedimento formal que pode não corresponder ao trabalho diário.
A latência, o número de revisões e a repetição de dados ajudam a selecionar as áreas de maior importância. Comparámos a escala do problema com o esforço necessário para o alterar. Nem toda a etapa manual é um erro – algumas são para um controlo importante. Por isso, separamos as atividades desnecessárias das decisões que deveriam ser deixadas aos humanos.
A solução pode ser um procedimento mais simples, um formulário estruturado, integração ou um robô RPA. Quando os dados não estão estruturados, podem ser consideradas ferramentas de apoio à sua leitura e classificação. Cada proposta tem em conta os sistemas disponíveis, a qualidade da informação e o tratamento de exceções necessário. A tecnologia destina-se a atingir um objetivo acordado e não a substituir a análise de problemas.
Traduzimos os resultados da auditoria numa lista de iniciativas com dependências e prioridades. Indicamos as atividades que podem ser iniciadas mais cedo e as que requerem preparação de dados ou alterações ao sistema. Cada etapa deve ter um proprietário e um critério de aceitação. Graças a isto, a transformação passa a ser uma série de tarefas compreensíveis que podem ser planeadas em conjunto com o trabalho contínuo da empresa.
Podemos preparar o âmbito da primeira implementação e como medir o efeito. A comparação antes e depois da mudança deve ter em conta não só o tempo, mas também a qualidade e as exceções. Após o piloto, atualizamos o plano para futuras ações. A empresa recebe uma base para a decisão de expandir o projeto, em vez de a basear apenas na possibilidade declarada de automatização.
DA NECESSIDADE À SOLUÇÃO
O departamento de processamento de encomendas pode perder tempo a verificar dados em diversas aplicações. No exemplo da auditoria, acompanhamos um caso desde a aceitação até à implementação. Medir o tempo e as exceções permite determinar se a integração, uma mudança de responsabilidade ou uma organização do formulário são necessárias primeiro.
COOPERAÇÃO TRANSPARENTE
Recolhemos requisitos, dependências e limitações. Determinamos o objetivo e os dados necessários para preparar o âmbito do trabalho.
Elaboramos uma solução de acordo com o plano acordado. Os testes confirmam que os cenários necessários aos utilizadores funcionam.
Documentamos as descobertas e os resultados do trabalho. Podemos planear mais administração, suporte e desenvolvimento do ambiente.
Vale a pena avaliar o âmbito “Mapa de Processos e Exceções” e a área “Análise de Tempos e Erros” em conjunto com os seus sistemas atuais. Uma lista comum de dependências ajuda a indicar os acessos necessários, pessoas de contacto e atividades que requerem preparação prévia.
Antes de iniciar os trabalhos, determinaremos o objetivo do projeto e as dependências mais importantes. Uma descrição das ferramentas atuais e exemplos de problemas serão úteis. Graças a isto, podemos selecionar melhor o âmbito do trabalho.
RESPOSTAS ANTES DE INICIAR O TRABALHO
Os exemplos e procedimentos disponíveis são úteis, mas podemos preparar a descrição em conjunto durante as conversas com os participantes e a análise do trabalho.
Não. Algumas das melhorias resultam da alteração das regras, de uma melhor utilização das ferramentas atuais ou da organização de responsabilidades.
O âmbito acordado pode incluir um mapa de processos, uma lista de problemas, recomendações e um plano de marcos. Determinamos separadamente como estimar os custos e os efeitos.
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