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Organize os dispositivos, os custos e o fluxo de impressão. Ajudamos a preparar um modelo de serviço de impressão à medida da equipa, da quantidade de documentos e do nível de controlo de acessos exigido.
UM ESCOPO ADAPTADO ÀS SUAS NECESSIDADES
Recolhemos informações sobre dispositivos, contadores, localizações e tipos de documentos. Verificamos onde existem filas de espera, avarias frequentes ou excesso de equipamentos sem utilização. O custo do toner por si só não conta toda a história. Na avaliação temos em conta o apoio ao utilizador, materiais, atendimento e tarefas que exigem digitalização e transferência de documentos para outros sistemas.
A seleção da frota depende da carga horária mensal, do formato do documento e das necessidades do departamento. Comparámos dispositivos locais e partilhados, bem como condições de serviço. No modelo MPS, deve descrever claramente o que está incluído na liquidação. Concordamos com materiais, peças, tempos de resposta e taxas adicionais para que as ofertas possam ser avaliadas de forma comum.
Uma impressora partilhada pode armazenar um documento até que este seja recebido por uma pessoa autorizada. A escolha de uma solução deste tipo depende dos dispositivos e do sistema de gestão. Estabelecemos autenticação, permissões e regras para o armazenamento de tarefas. Isto ajuda a reduzir as situações em que as notas confidenciais são deixadas sem vigilância num local público.
A leitura remota do estado pode apoiar o planeamento da entrega e a resposta a falhas. Determinamos que informações são recolhidas, quem as trata e como comunicar um problema. A automatização não substitui regras claras de responsabilidade. O modelo de manutenção também tem em conta a falha do dispositivo e como fornecer aos utilizadores uma opção de impressão alternativa.
Quando o ambiente muda, preparamos filas, motoristas e instruções para a equipa. Testamos a impressão e a digitalização nas aplicações que utiliza. Os relatórios podem mostrar a utilização do dispositivo e as alterações na procura. A revisão periódica permite adequar a frota ao número de colaboradores, aos processos digitais e ao volume real de documentos.
DA NECESSIDADE À SOLUÇÃO
Um escritório com muitas pequenas impressoras pode precisar de comparar os seus custos com uma frota partilhada. Um exemplo de projeto inclui a medição de volume, o posicionamento de dispositivos e a receção controlada de impressões confidenciais. Depois de lançados, os relatórios ajudam a avaliar se o número de dispositivos selecionados corresponde ao trabalho da equipa.
COOPERAÇÃO TRANSPARENTE
Recolhemos requisitos, dependências e limitações. Determinamos o objetivo e os dados necessários para preparar o âmbito do trabalho.
Elaboramos uma solução de acordo com o plano acordado. Os testes confirmam que os cenários necessários aos utilizadores funcionam.
Documentamos as descobertas e os resultados do trabalho. Podemos planear mais administração, suporte e desenvolvimento do ambiente.
Vale a pena avaliar o âmbito “Revisão da frota gráfica” e a área “Análise de custos e volumes” em conjunto com os sistemas atuais. Uma lista comum de dependências ajuda a indicar os acessos necessários, pessoas de contacto e atividades que requerem preparação prévia.
Antes de iniciar os trabalhos, acordaremos com a sua equipa as necessidades e prioridades dos utilizadores relacionadas com o trabalho diário da empresa. Para começar, vai precisar de: uma lista das aplicações e dispositivos que utiliza e exemplos de situações que necessitam de melhorias. Com esta informação será mais fácil elaborarmos um plano que vá ao encontro das necessidades da sua equipa.
RESPOSTAS ANTES DE INICIAR O TRABALHO
Nem sempre. Em primeiro lugar, avaliamos a condição, as capacidades e o custo de funcionamento dos seus dispositivos atuais. Alguns podem permanecer no modelo de destino.
O âmbito depende do contrato. É necessário comparar materiais, serviços, peças, limites e custos adicionais, e não apenas uma taxa única.
Pode incluir a verificação de ficheiros e a configuração de upload. A integração com o fluxo documental e as funções adicionais são determinadas no âmbito do projeto.
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